Asistente administrativo de planificación
- DECLARACIÓN GENERAL DE DEBERES Y RESPONSABILIDADES
El empleado en este puesto es responsable del trabajo administrativo y de secretaría que implica realizar tareas administrativas complejas y variadas y asumir numerosos detalles administrativos. El empleado es responsable ante y bajo la supervisión directa del Director de Planificación.
EJEMPLOS DE DEBERES
Garantizar que cada persona que llama/visitante reciba un excelente servicio al cliente. Esto puede incluir responder preguntas o brindar información directamente, dirigir al cliente al miembro del personal/agencia apropiado, investigar, investigar y dar seguimiento a las solicitudes. - Redactar correspondencia general y memorandos, crear folletos/folletos, redactar artículos de boletines e informes anuales y editar documentos.
- Actualización del sitio web de planificación de SWGRC con información de contacto, reuniones, eventos, proyectos y publicaciones actuales.
- Responsable del correo saliente, preparación de correo/recibos certificados y envío de artículos para entrega al día siguiente, UPS o Fed Ex.
- Responsable de emitir órdenes de compra al personal.
- Mantener un calendario para las reuniones y monitorear los horarios del personal para garantizar la preparación para las reuniones.
- Responsable del mantenimiento de las máquinas de oficina, incluida la programación de citas de servicio/reparación, el pedido de los suministros necesarios y la instalación de cartuchos/tambores cuando sea necesario.
- Coordinar reuniones, citas y actividades para satisfacer las necesidades del departamento.
- Organización de catering y compras de alimentos y preparación para reuniones.
- Proporcionar apoyo a los miembros del personal para cualquier proyecto/programa.
- Realizar tareas relacionadas adicionales asignadas por el supervisor.
- Mantenimiento de registros y conservación de 6 vehículos de la empresa.
- Prepare paquetes de reuniones con toda la información necesaria para las reuniones.
- Programar citas según sea necesario.
- Investigue y recopile diariamente información y artículos de los periódicos de la región de 14 condados que ayudarán al Departamento de Planificación en sus proyectos.