Ayudante Administrativo

Asistente administrativo de planificación

DECLARACIÓN GENERAL DE DEBERES Y RESPONSABILIDADES

El empleado en este puesto es responsable del trabajo administrativo y de secretaría que implica realizar tareas administrativas complejas y variadas y asumir numerosos detalles administrativos. El empleado es responsable ante y bajo la supervisión directa del Director de Planificación.

EJEMPLOS DE DEBERES

Garantizar que cada persona que llama/visitante reciba un excelente servicio al cliente. Esto puede incluir responder preguntas o brindar información directamente, dirigir al cliente al miembro del personal/agencia apropiado, investigar, investigar y dar seguimiento a las solicitudes.
Redactar correspondencia general y memorandos, crear folletos/folletos, redactar artículos de boletines e informes anuales y editar documentos.
Actualización del sitio web de planificación de SWGRC con información de contacto, reuniones, eventos, proyectos y publicaciones actuales.
Responsable del correo saliente, preparación de correo/recibos certificados y envío de artículos para entrega al día siguiente, UPS o Fed Ex.
Responsable de emitir órdenes de compra al personal.
Mantener un calendario para las reuniones y monitorear los horarios del personal para garantizar la preparación para las reuniones.
Responsable del mantenimiento de las máquinas de oficina, incluida la programación de citas de servicio/reparación, el pedido de los suministros necesarios y la instalación de cartuchos/tambores cuando sea necesario.
Coordinar reuniones, citas y actividades para satisfacer las necesidades del departamento.
Organización de catering y compras de alimentos y preparación para reuniones.
Proporcionar apoyo a los miembros del personal para cualquier proyecto/programa.
Realizar tareas relacionadas adicionales asignadas por el supervisor.
Mantenimiento de registros y conservación de 6 vehículos de la empresa.
Prepare paquetes de reuniones con toda la información necesaria para las reuniones.
Programar citas según sea necesario.
Investigue y recopile diariamente información y artículos de los periódicos de la región de 14 condados que ayudarán al Departamento de Planificación en sus proyectos.